28 Februari 2024
Menyimpan Arsip

Berjalannya sebuah perusahaan akan menghasilkan arsip yang merupakan bagian dari rekaman semua kegiatan perusahaan. Arsip merupakan sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dihasilkan oleh suatu Lembaga, instansi, organisasi atau perusahaan dalam setiap pelaksanaan kegiatan. Arsip dibutuhkan untuk menghadapi berbagai masalah, pengambilan keputusan dan bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggara administrasi. Maka sebuah organisasi atau perusahaan harus bisa melakukan penyimpanan box arsip dengan baik dan benar.

Arsip dari suatu organisasi atau perusahaan biasanya berupa surat-surat penting, warkat, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, akte notaris, cek, kuitansi, laporan-laporan, foto-foto dan dokumen penting lainnya. Kearsipan adalah pengelolaan dokumen-dokumen atau catatan rekaman kegiatan yang memiliki nilai kegunaan yang teratur dan terencana dengan baik, agar mudah ditemukan jika diperlukan kembali, dan mencegah kemungkinan kehilangan.

Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu lembaga, maka dari itu arsip harus diselamatkan atau dikelola dengan baik. Berikut langkah-langkah untuk mengelola arsip dengan baik dan benar:

Menyimpan Arsip

Memililah Arsip

Langkah awal adalah memilah terlebih dahulu dokumen yang dimiliki. Membuang sesuatu yang tidak ada hubungannya dengan arsip tersebut, seperti amplop kosong, map kosong, blanko yang tidak terpakai, kardus berkas, dan lain sebagainya. Jadi arsip yang akan dikumpulkan dan dirapikan sudah bersih agar mempermudah proses pengarsipan.

Mengurutkan Arsip

Dokumen-dokumen yang sudah bersih dan rapi tersebut, kemudian akan diurutkan berdasarkan jenis dokumen, tahun terbitnya dan dipilah berdasarkan unit kerja pencipta arsip.

Menyatukan Berkas

Mengumpulkan arsip atau dokumen yang mempunyai kesamaan kegiatan atau masalah dan saling berhubungan datanya menjadi sebuah berkas. Berkas tersebut bisa tunggal dan bisa juga berkas yang berkelompok. Berkas berkelompok merupakan gabungan dari beberapa dokumen atau arsip yang saling berkaitan. Sebaiknya dokumen yang memiliki kesamaan seperti ini digabungkan dalam satu berkas, untuk memudahkan proses pencarian dikemudian hari.

Menyimpan Dalam Folder Arsip

Setelah memilah, mengurutkan arsip dan menyatukan menjadi berkas-berkas, masukan berkas tersebut ke dalam folder arsip. Pada tab folder tuliskan judul berkas, yang akan memudahkan pengenalan suatu arsip dalam proses pencarian. Walaupun berkas tunggal, folder hanya diisi oleh satu dokumen saja.

Catat Daftar Arsip

Setelah semua berkas sudah tersimpan rapi dalam folder-folder yang telah diberi nama atau judul, catat daftar arsip sesuai urutan tahun dan klasifikasi masalah. Kelompokan dalam beberapa arsip, seperti daftar arsip aktif, in aktif atau arsip yang diserahkan.

Kemanan Penyimpanan

Ketika semua proses pengelolaan arsip telah rampung dan rapi, sebaiknya arsip disimpan dengan keamanan yang sudah dirancang, agar tidak mudah diakses oleh orang yang tidak berkepentingan. Simpalah arsip ditempat yang juga bebas dari bencana seperti banjir atau kebakaran. Atau bisa juga suatu lembaga menyewa jasa pengelolaan arsip, karena biasanya sudah teruji keahlian dalam pengelolaan dan keamanan yang terjamin.

Seperti langkah-langkah diatas tentu dalam pengelolaan arsip bukanlah suatu kegiatan yang sulit dilakukan, tetapi yang dibutuhkan adalah ketelitian agar tidak ada dokumen yang tercecer hingga hilang.